Privacybeleid VelMotoir

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn om u professioneel en efficiënt van dienst te kunnen zijn. Afhankelijk van hoe u met ons in contact treedt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

2.1 Gegevens via formulieren (contact, offerte, afspraak)

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Eventueel bedrijfsnaam en btw-nummer (bij zakelijke klanten)
• Voorkeursdatum en -tijd voor een afspraak
• Inhoud van uw bericht of vraag

2.2 Voertuig- en servicegerelateerde gegevens

• Kenteken en/of chassisnummer
• Merk, model en bouwjaar van het voertuig
• Kilometerstand (indien door u doorgegeven)
• Type onderhoud of reparatie dat u aanvraagt
• Historie van eerdere bezoeken en uitgevoerde werkzaamheden, voor zover relevant voor toekomstig onderhoud

2.3 Website- en gebruiksgegevens

Bij bezoek aan onze website kunnen daarnaast automatisch bepaalde technische gegevens worden verzameld, zoals:

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
• Browser type en versie
• Besturingssysteem en apparaat type
• Bezochte pagina's (bijvoorbeeld Diensten, Werkplaats, Reviews, Blog)
• Datum, tijdstip en duur van uw bezoek
• Herkomst van uw bezoek (bijvoorbeeld via een zoekmachine of verwijzende website)

Deze gegevens worden voornamelijk verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën, zoals hieronder beschreven.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. In de context van onze auto reparatie werkplaats gaat het onder meer om de volgende verwerkingen:

3.1 Planning, offertes en uitvoering van diensten

• Het inplannen, bevestigen en beheren van afspraken voor onderhoud, reparaties of diagnose;
• Het opstellen en toesturen van offertes of prijsindicaties op basis van uw aanvraag via de pagina Offerte;
• Het voorbereiden van werkzaamheden door uw voertuig- en servicehistorie te raadplegen;
• Het opstellen van werkorders, facturen en service-rapporten.

3.2 Communicatie en klantenservice

• Het beantwoorden van vragen die u stelt via het contactformulier op de pagina Contact of telefonisch;
• Het informeren over de status van uw voertuig (bijvoorbeeld wanneer uw auto klaar is of wanneer aanvullende werkzaamheden nodig zijn);
• Het versturen van serviceberichten, zoals herinneringen voor periodiek onderhoud of APK, indien u daar expliciet om heeft gevraagd of redelijkerwijs mag verwachten.

3.3 Kwaliteitsverbetering en bedrijfsvoering

• Het analyseren van anonieme of geaggregeerde bezoekersstatistieken om onze website, dienstenpagina's (Diensten) en gebruikerservaring te verbeteren;
• Het optimaliseren van onze online informatie, bijvoorbeeld door veelgestelde vragen uit het contactformulier te verwerken in nieuwe content of blog-artikelen;
• Het beschermen van onze systemen, bijvoorbeeld door logging en beveiligingsmonitoring.

Waar vereist, baseren wij de verwerking van uw gegevens op uw toestemming, op de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld een reparatieopdracht), op een wettelijke verplichting of op ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening veilig en efficiënt te kunnen uitvoeren.

4. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën om de werking van de site te verbeteren, het gebruik te analyseren en u een optimale gebruikerservaring te bieden. Meer gedetailleerde informatie vindt u in ons aparte Cookiebeleid.

4.1 Soorten cookies die wij kunnen gebruiken

• Noodzakelijke cookies – cookies die technisch nodig zijn om de website goed te laten functioneren (bijvoorbeeld om formulieren veilig te verzenden of uw cookievoorkeuren te onthouden).
• Functionele cookies – cookies die uw voorkeuren opslaan, zoals taalinstellingen of eerder ingevulde gegevens, om het gebruiksgemak te verhogen.
• Analytische cookies – cookies waarmee wij geanonimiseerde statistieken verzamelen over het gebruik van onze website (bijvoorbeeld welke pagina's het meest worden bezocht, zoals Werkplaats of Team), zodat wij de inhoud en structuur kunnen verbeteren.

4.2 Beheer van uw cookievoorkeuren

Bij uw eerste bezoek aan onze website kunt u een keuze maken welke categorieën cookies u accepteert, voor zover ze niet strikt noodzakelijk zijn. U kunt uw instellingen op elk gewenst moment aanpassen via de cookie-voorkeuren in de cookiebanner of door de instellingen van uw browser aan te passen.

Indien u bepaalde cookies weigert, kan het zijn dat sommige onderdelen van de website minder goed functioneren of dat bepaalde functies (zoals het snel invullen van formulieren) beperkt zijn.

5. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, vernietiging of beschadiging. In onze professionele, industrieel ingerichte werkplaats hoort ook een professionele omgang met data.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere:

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor het verzenden van gegevens via onze website;
• Beveiligde systemen en up-to-date software voor de opslag van klant- en voertuiggegevens;
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens: alleen bevoegde medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden krijgen toegang;
• Regelmatige back-ups en monitoring van onze systemen om dataverlies en misbruik te voorkomen;
• Bewustwording en instructies voor medewerkers over zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met klantgegevens.

Ondanks al onze inspanningen kan geen enkele vorm van gegevensoverdracht via internet of elektronische opslag 100% veilig worden gegarandeerd. Mochten wij een datalek constateren dat waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor uw privacy, dan informeren wij u hierover conform de wettelijke verplichtingen.

6. Gegevensdeling en derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wel kan het voorkomen dat wij uw gegevens delen met zorgvuldig geselecteerde partijen die ons ondersteunen bij het leveren van onze diensten. Deze partijen verwerken uw gegevens alleen in opdracht van VelMotoir en niet voor eigen doeleinden.

6.1 Categorieën ontvangers

• IT- en hostingproviders – voor het technisch mogelijk maken en beveiligen van onze website en e-mailcommunicatie;
• Betaaldienstverleners en boekhouding – voor het verwerken van betalingen, facturatie en onze administratieve verplichtingen;
• Analysetools – voor geanonimiseerde of geaggregeerde website-statistieken om de gebruikservaring van bijvoorbeeld de pagina's Diensten en Reviews te verbeteren;
• Zakelijke partners – in gevallen waarin dit nodig is voor gespecialiseerde werkzaamheden aan uw voertuig (bijvoorbeeld externe specialisten of leveranciers), en uitsluitend voor zover dit relevant is voor de uitvoering van de opdracht.

6.2 Wettelijke verplichtingen

Daarnaast kunnen wij verplicht zijn om gegevens te verstrekken aan overheidsinstanties of andere bevoegde autoriteiten, bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wet- en regelgeving, een gerechtelijk bevel of een bevel van een toezichthoudende autoriteit.

7. Uw rechten en keuzes

Als betrokkene heeft u verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan transparantie en helpen u graag bij het uitoefenen van deze rechten.

7.1 Overzicht van uw rechten

• Recht op inzage – u mag ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en voor welke doeleinden.
• Recht op rectificatie – als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren.
• Recht op verwijdering – in bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken uw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer wij deze niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op beperking van de verwerking – u kunt in sommige situaties verzoeken om de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid – u kunt verzoeken om de gegevens die wij van u verwerken in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of aan een andere dienstverlener over te dragen, voor zover technisch mogelijk.
• Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken – wanneer verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

7.2 Uitoefenen van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze pagina of via het formulier op de pagina Contact. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren. Wij reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de wettelijke termijn op uw verzoek.

Indien u het niet eens bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, hopen wij dat u dit eerst met ons bespreekt. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is (bijvoorbeeld voor fiscale verplichtingen of garantiebepalingen).

In de praktijk hanteren wij onder meer de volgende uitgangspunten:

• Klant- en voertuiggegevens – worden bewaard zolang u klant bij ons bent en voor een redelijke periode daarna, zodat wij u kunnen ondersteunen bij vervolgonderhoud, herstellingen en garantievragen.
• Offerteaanvragen – gegevens die u invult via de pagina Offerte worden bewaard zolang nodig is om op uw aanvraag te reageren en tot maximaal enkele jaren voor interne rapportage en kwaliteitsbewaking.
• Financiële gegevens – gegevens die nodig zijn voor facturatie en boekhouding worden bewaard volgens de wettelijke fiscale bewaartermijnen.
• Website-logbestanden en analytische gegevens – worden bewaard voor de periode die nodig is om onze website te analyseren en te verbeteren, en worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze op een veilige manier verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

9. Contactgegevens en wijzigingen in dit beleid

Voor vragen, verzoeken of klachten over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens door VelMotoir, kunt u contact met ons opnemen via de contactmogelijkheden op de pagina Contact. Wij beantwoorden uw bericht zo spoedig mogelijk.

Omdat wij onze diensten, processen en de inrichting van onze website blijven verbeteren, kan dit privacybeleid van tijd tot tijd worden aangepast. De meest recente versie is altijd te vinden op deze pagina: https://velmotoir.com/privacy-policy/.

Bij ingrijpende wijzigingen die voor u merkbare gevolgen hebben, zullen wij u waar mogelijk actief informeren, bijvoorbeeld via een melding op onze website of in onze communicatie met u.